7 LỖI KHIẾN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN ĐỘI LÊN GẤP ĐÔI VÀ CÁCH PHÒNG TRÁNH
Ngân sách luôn là “bài toán đau đầu” khi tổ chức sự kiện. Dù doanh nghiệp đã lên kế hoạch từ sớm, dự trù chi phí rõ ràng, nhưng rất nhiều chương trình vẫn phát sinh chi phí ngoài mong đợi. Có những sự kiện bị đội ngân sách lên gấp đôi, thậm chí gấp ba, chỉ vì vài quyết định sai thời điểm hoặc thiếu kinh nghiệm trong khâu quản lý. Hiểu rõ những lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn, tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng chương trình. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến nhất khiến ngân sách sự kiện “phình to” không kiểm soát.
Lựa chọn địa điểm quá muộn hoặc sai tiêu chí
Địa điểm luôn chiếm tỉ trọng lớn trong ngân sách sự kiện. Nhiều đơn vị chỉ xem venue như một không gian tổ chức mà quên rằng mỗi địa điểm sẽ kéo theo chi phí âm thanh ánh sáng, dàn dựng, nhân sự, điện nước, phụ phí giờ ngoài và mức giá mùa cao điểm.
Khi xác nhận địa điểm quá muộn, mức giá thuê thường cao hơn. Doanh nghiệp thậm chí phải chấp nhận venue không phù hợp, từ đó buộc phải thêm chi phí trang trí, dựng sàn hoặc tăng thiết bị kỹ thuật để “chữa cháy”. Việc thuê địa điểm không đúng tiêu chí cũng bắt buộc đơn vị tổ chức phải phát sinh thêm chi phí vận chuyển, phục dựng hoặc xử lý không gian.
Để tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên chốt địa điểm sớm, khảo sát trực tiếp và yêu cầu báo giá chi tiết tất cả phụ phí liên quan trước khi ký hợp đồng.
Thiếu bản dự toán chi tiết và thay đổi liên tục
Một trong những nguyên nhân lớn khiến ngân sách sự kiện đội lên chính là thiếu dự toán chi tiết hoặc thường xuyên thay đổi hạng mục sát ngày diễn ra. Mỗi thay đổi, dù nhỏ, đều ảnh hưởng đến nhiều khâu khác nhau như thiết kế, sản xuất, kỹ thuật, nhân sự và thời gian setup.
Việc sửa thiết kế backdrop, đổi concept sân khấu, thêm màn LED, tăng số khách hoặc thay đổi nội dung chương trình vào phút cuối thường khiến chi phí tăng mạnh. Không chỉ trả thêm cho sản xuất gấp, doanh nghiệp còn phải chịu phí nhân công tăng ca và chi phí thay đổi kỹ thuật.
Một dự toán rõ ràng từ đầu, cùng với quy trình phê duyệt nhanh và thống nhất giữa các bên, giúp giảm tối đa phát sinh.
Không có kế hoạch dự phòng
Sự kiện luôn tiềm ẩn rủi ro. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ lập kế hoạch theo kịch bản đẹp nhất mà không có phương án dự phòng cho âm thanh ánh sáng, nhân sự, thời tiết hay thay đổi timeline.
Không ít sự kiện ngoài trời bị đội chi phí khi gặp mưa và phải thuê mái che, tăng thiết bị chống ẩm, đổi mặt bằng hoặc bổ sung dàn dựng gấp. Những thay đổi này thường được tính với mức giá rất cao do sát giờ triển khai.
Việc xây dựng phương án B cho từng hạng mục quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, tránh trả giá đắt cho rủi ro.
Không kiểm soát chặt hợp đồng và điều khoản phụ phí
Một hợp đồng không rõ ràng khiến chi phí dễ phát sinh ngoài dự kiến. Có nhiều khoản phụ phí mà khách hàng chỉ biết khi kết thúc sự kiện: phí phát sinh giờ ngoài, phí vận chuyển xa, phí tăng thiết bị, phí kỹ thuật dự phòng, phí nhân sự bổ sung, chi phí vệ sinh, chi phí bảo vệ và phí phát sinh từ venue.
Khi không đọc kỹ hợp đồng hoặc không yêu cầu báo giá chi tiết theo từng hạng mục, doanh nghiệp phải chịu thêm các khoản chi ngoài ngân sách. Điều này đặc biệt dễ xảy ra với những sự kiện lớn, có nhiều hạng mục kỹ thuật.
Nên yêu cầu hợp đồng thống nhất rõ ràng: giá trọn gói gồm những hạng mục gì, điều khoản phát sinh được tính như thế nào và giới hạn chi phí tối đa khi có thay đổi.
Chọn nhà cung cấp giá rẻ nhưng thiếu chuyên môn
Nhiều doanh nghiệp ưu tiên giá thấp mà quên rằng chi phí rẻ không đồng nghĩa với hiệu quả. Nhà cung cấp thiếu chuyên môn dễ dẫn đến lỗi kỹ thuật, thiếu thiết bị, chất lượng âm thanh ánh sáng không đảm bảo, thiết kế không đạt yêu cầu, hoặc thi công chậm tiến độ.
Khi sự kiện cận kề, doanh nghiệp phải thuê thêm thiết bị từ đơn vị khác, tăng nhân sự hỗ trợ, hoặc thậm chí thay toàn bộ nhà cung cấp trong thời gian gấp rút. Điều này khiến chi phí tăng lên gấp đôi so với kế hoạch ban đầu.
Lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm, uy tín và báo giá minh bạch luôn giúp giảm rủi ro và đảm bảo chi phí đúng dự toán.
Không có người giám sát ngân sách xuyên suốt
Một sai lầm phổ biến là không phân công người chịu trách nhiệm quản lý ngân sách từ đầu đến cuối. Khi nhiều bộ phận cùng tham gia nhưng không ai kiểm soát thống nhất, việc đặt hàng trùng lặp, xác nhận thêm thiết bị hoặc tự ý thay đổi hạng mục rất dễ xảy ra.
Một quản lý ngân sách chuyên trách giúp theo dõi toàn bộ báo giá, thay đổi và phát sinh, đảm bảo rằng mỗi khoản chi đều nằm trong phạm vi dự toán.
Đặt thiết bị và sản xuất vào mùa cao điểm
Thời điểm cuối năm, mùa cưới hoặc các tháng diễn ra nhiều hội nghị thường khiến giá thiết bị và nhân sự tăng mạnh. Không ít doanh nghiệp lên kế hoạch muộn, dẫn đến chi phí cao hoặc phải thuê thiết bị từ nhiều đơn vị nhỏ lẻ khiến ngân sách đội lên.
Lên kế hoạch sớm và đặt cọc trước giúp giữ giá ổn định và tránh tình trạng khan hiếm thiết bị.
Kết luận
Ngân sách sự kiện đội lên gấp đôi không phải chuyện hiếm, nhưng hoàn toàn có thể tránh nếu doanh nghiệp có kế hoạch khoa học, chọn đối tác uy tín và kiểm soát chi tiết từng hạng mục. Một sự kiện thành công không chỉ đến từ cảm xúc và trải nghiệm, mà còn từ sự tối ưu thông minh trong chi phí.