LÀM THẾ NÀO ĐỂ QUẢN LÝ RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI?
Sự kiện ngoài trời mang đến trải nghiệm độc đáo với không gian mở và ánh sáng tự nhiên. Tuy nhiên, thời tiết, kỹ thuật, an ninh hay yếu tố pháp lý đều tiềm ẩn rủi ro nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng. Quản lý rủi ro bài bản là chìa khóa để sự kiện diễn ra an toàn và chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm soát rủi ro hiệu quả cho mọi sự kiện ngoài trời.
Vì sao sự kiện ngoài trời có mức độ rủi ro cao hơn?
So với sự kiện trong nhà, sự kiện ngoài trời chịu tác động lớn từ môi trường tự nhiên. Những yếu tố tưởng chừng đơn giản như gió mạnh, mưa nhẹ hay nắng gắt đều có thể ảnh hưởng đến thiết bị, trải nghiệm khách tham dự và tiến độ vận hành.
Không gian mở cũng khiến việc điều phối đám đông khó hơn. Khách có thể di chuyển tự do, đổ dồn vào một khu vực hoặc vô tình đi vào những vị trí kỹ thuật. Hệ thống điện, sân khấu hoặc thiết bị âm thanh ánh sáng khi đặt ngoài trời cũng dễ gặp sự cố nếu không được bảo vệ đúng tiêu chuẩn.
Vì vậy, trước khi bắt tay vào triển khai, đơn vị tổ chức phải xác định rõ mọi yếu tố có thể gây ảnh hưởng và chuẩn bị phương án tương ứng.
Xác định rủi ro
Một kế hoạch quản lý rủi ro hiệu quả phải bắt đầu từ việc nhận diện các rủi ro tiềm ẩn. Đây là giai đoạn quan trọng mà nhiều đơn vị còn xem nhẹ, dẫn đến những sự cố đáng tiếc trong quá trình thực thi.
Rủi ro từ địa điểm tổ chức
Địa điểm ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn của sự kiện. Khi khảo sát thực tế, cần đánh giá:
- Độ ổn định của mặt bằng, khả năng chịu tải của khu vực dự định dựng sân khấu.
- Tình trạng địa hình có bằng phẳng không, có nguy cơ đọng nước hoặc trơn trượt không.
- Vị trí đặt thiết bị kỹ thuật, hệ thống điện, vị trí thoát hiểm.
- Lối vào/lối ra cho khách, xe kỹ thuật và nhân sự vận hành.
Một địa điểm đẹp nhưng không đảm bảo an toàn kỹ thuật có thể trở thành nguồn rủi ro lớn.
Rủi ro liên quan đến thời tiết
Thời tiết là yếu tố không thể kiểm soát, chỉ có thể dự đoán và chuẩn bị. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, đội ngũ phải liên tục theo dõi dự báo thời tiết và chuẩn bị kịch bản ứng phó cho từng tình huống: trời nắng gắt, mưa bất chợt, gió mạnh hoặc thay đổi nhiệt độ đột ngột.
Rủi ro về kỹ thuật
Thiết bị âm thanh, ánh sáng, LED, hệ thống điện và kết cấu sân khấu khi đặt ngoài trời dễ bị ảnh hưởng bởi môi trường. Nếu không được bảo vệ đúng cách, nước mưa hoặc gió mạnh có thể gây hỏng hóc hoặc mất an toàn. Các rủi ro thường gặp bao gồm:
- Chập điện do nước mưa.
- Mất tải vì nguồn điện không ổn định.
- Sân khấu hoặc phông nền không đủ kết cấu chịu gió.
- Hệ thống âm thanh bị nhiễu hoặc gián đoạn.
Rủi ro liên quan đến đám đông
Không gian mở khiến việc điều phối khách trở thành bài toán khó. Rủi ro có thể đến từ tình trạng tập trung đông tại một khu vực, trẻ em chạy vào khu vực kỹ thuật, hoặc khách vô tình đi vào những nơi nguy hiểm.
Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro toàn diện
Khi đã nhận diện được các nhóm rủi ro, bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch quản lý với cấu trúc rõ ràng và khả năng ứng biến nhanh.
Dự phòng thời tiết
Một sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp luôn có tối thiểu ba phương án:
- Phương án A: Tổ chức theo kế hoạch khi thời tiết thuận lợi.
- Phương án B: Thay đổi layout, bổ sung mái che, điều chỉnh khu vực khách trong trường hợp mưa nhẹ hoặc nắng lớn.
- Phương án C: lùi thời gian, rút gọn chương trình hoặc chuyển sang không gian tạm trong trường hợp thời tiết xấu.
Điều quan trọng là các phương án này phải được chuẩn bị từ trước, tránh việc xử lý bị động khi sự cố xảy ra.
Đảm bảo an toàn kỹ thuật
Đối với các sự kiện ngoài trời, kỹ thuật phải được ưu tiên hàng đầu. Một số yêu cầu bắt buộc gồm:
- Thiết bị phải có khả năng chống nước, chống ẩm và chịu được điều kiện ngoài trời.
- Hệ thống điện phải được bọc an toàn, che chắn cẩn thận.
- Máy phát điện dự phòng cần được kiểm tra trước khi sử dụng.
- Đơn vị kỹ thuật trực hiện trường xuyên suốt sự kiện để sẵn sàng xử lý mọi tình huống.
Kiểm soát đám đông hiệu quả
Quản lý đám đông là nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo an toàn và trải nghiệm. Một kế hoạch điều phối tốt bao gồm:
- Phân luồng rõ ràng giữa khu vực khách, khu vực kỹ thuật và khu vực sân khấu.
- Bố trí nhân sự điều phối tại các điểm trọng yếu.
- Thiếp lập biển báo, rào chắn, lối đi và lối thoát hiểm.
- Chuẩn bị đội an ninh trực 24/7 trong suốt thời gian sự kiện.
Xử lý tình huống khẩn cấp
Một sự kiện outdoor cần có quy trình ứng phó khẩn cấp rõ ràng, bao gồm:
- Kịch bản khi khách ngất xỉu hoặc gặp vấn đề sức khỏe.
- Quy trình sơ tán khi có sự cố thời tiết hoặc kỹ thuật.
- Phương án gọi cứu thương, cứu hỏa hoặc lực lượng hỗ trợ khi cần.
Pháp lý
Tổ chức sự kiện ngoài trời thường yêu cầu nhiều loại giấy phép hơn so với sự kiện trong nhà. Việc xin phép sử dụng không gian công cộng, xin phép âm thanh, dựng kết cấu hoặc tham vấn với chính quyền địa phương là điều kiện bắt buộc.
Nếu thiếu giấy tờ, sự kiện có thể bị gián đoạn hoặc không được phép diễn ra. Do đó, kiểm tra pháp lý luôn phải được đưa vào kế hoạch từ sớm.
Bảo hiểm sự kiện
Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn mua bảo hiểm sự kiện để hạn chế thiệt hại trong các trường hợp bất khả kháng như mưa lớn, hư hại thiết bị hoặc tai nạn của khách tham dự. Bảo hiểm không chỉ giúp giảm rủi ro tài chính mà còn tạo sự yên tâm cho toàn bộ ê-kíp thực hiện.
Đánh giá sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, việc đánh giá lại rủi ro và cách xử lý là bước quan trọng giúp đội ngũ hoàn thiện quy trình. Những ghi nhận chân thực sẽ giúp nâng cao chất lượng ở các chương trình kế tiếp và hạn chế lặp lại sai sót.
Kết luận
Quản lý rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời là quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị bài bản, khả năng dự đoán tình huống và sự phối hợp đồng bộ của nhiều bộ phận. Khi được thực hiện đúng cách, quản lý rủi ro không chỉ bảo vệ sự kiện khỏi sự cố mà còn giúp chương trình trở nên chuyên nghiệp, an toàn và đáng nhớ hơn đối với người tham dự.
Một sự kiện outdoor thành công không phải là sự kiện không có rủi ro, mà là sự kiện có khả năng xử lý mọi rủi ro một cách chủ động và hiệu quả.